Bawaslu Pangandaran Perkuat Tata Kelola Kearsipan Melalui POKASI

Pangandaran, Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kabupaten Pangandaran terus berupaya meningkatkan kualitas tata kelola administrasi melalui kegiatan Pojok Kajian Demokrasi (POKASI) dengan tema “Tata Kelola dan Penatausahaan Kearsipan di Lingkungan Bawaslu Kabupaten Pangandaran.”

Kegiatan ini menjadi ruang diskusi bersama dalam memperkuat pemahaman serta komitmen seluruh jajaran terhadap pentingnya pengelolaan arsip yang tertib, sistematis, dan akuntabel.

Anggota Bawaslu Kabupaten Pangandaran, Ade Ajat Sudrajat, menegaskan bahwa konsistensi dalam pengelolaan arsip, khususnya terkait penomoran dan registrasi surat keluar, masih menjadi tantangan yang harus dibenahi. Ia mencontohkan masih ditemukannya dokumen penting yang tidak memiliki jejak arsip yang jelas.

“Ke depan, tidak boleh ada lagi ego sektoral antar divisi. Sekecil apa pun tindak lanjut harus terdokumentasi dengan baik. Pengelolaan arsip harus terintegrasi dan konsisten,” tegasnya.

Senada dengan hal tersebut, Ketua Bawaslu Pangandaran, Iwan Yudiawan menyampaikan bahwa kegiatan POKASI merupakan bagian dari upaya memperkuat kekompakan internal. Menurutnya, arsip tidak boleh dipandang sebagai hal sepele karena merupakan bukti akuntabilitas lembaga.

“Kita harus memiliki pemahaman bersama tentang pentingnya tertib administrasi. Banyak contoh menunjukkan bahwa arsip menjadi kunci dalam proses pembuktian, termasuk di Mahkamah Konstitusi,” ujarnya.

Dalam kegiatan ini, hadir pula narasumber Aang Kurniawan, Arsiparis Ahli Pertama yang memaparkan secara teknis terkait tata kelola persuratan dan kearsipan. Ia menjelaskan alur pengelolaan surat mulai dari penyusunan draft oleh staf, proses koreksi berjenjang, hingga penomoran dan pengesahan surat.

Selain itu, disampaikan pula pentingnya klasifikasi arsip, penentuan jadwal retensi arsip, serta pengelolaan arsip dalam bentuk fisik dan digital. Penataan arsip digital melalui pemindaian dokumen dinilai menjadi langkah strategis untuk mempermudah akses dan menjaga keamanan dokumen.

Sementara itu, Anggota Bawaslu Pangandaran, Gaga Abdilah Sihab menekankan bahwa seluruh dokumen persuratan, termasuk yang tersimpan di perangkat pribadi seperti laptop dan telepon genggam, tetap harus dikelola sebagai bagian dari arsip resmi lembaga. Ia juga mengingatkan pentingnya peningkatan kualitas redaksional surat agar sesuai dengan kaidah tata naskah dinas.

Dalam sesi diskusi, sejumlah peserta mengangkat berbagai isu teknis, di antaranya terkait penggunaan tanda tangan dalam kondisi pimpinan dinas luar serta pentingnya koordinasi dengan Bawaslu Provinsi Jawa Barat dalam memastikan kesesuaian prosedur administrasi.

Selain itu, disampaikan pula bahwa dokumen seperti Form A dan surat tugas harus disusun secara tertib dan diterbitkan sebelum pelaksanaan kegiatan, sebagai bagian dari kelengkapan administrasi dan arsip pengawasan.

Melalui kegiatan ini, Bawaslu Kabupaten Pangandaran menegaskan komitmennya untuk mewujudkan tata kelola kearsipan yang lebih tertib, profesional, dan terintegrasi sebagai bagian dari penguatan kelembagaan dalam pengawasan pemilu.***